Tableau de flux de trésorerie : pourquoi Excel ne suffit plus ?

Le tableau de flux de trésorerie : un outil clé pour piloter la trésorerie

Un outil indispensable pour la gestion financière

Le tableau de flux de trésorerie permet de suivre les entrées et sorties de liquidités d’une entreprise sur une période donnée. Contrairement au bilan ou au compte de résultat, qui offrent une vision comptable figée, il met en évidence la dynamique financière réelle.

Son objectif principal est d’anticiper les décalages de trésorerie et de s’assurer que l’entreprise puisse faire face à ses obligations financières, notamment en matière de délais de paiement et de besoins en financement.

La réalisation d’un tableau de flux de trésorerie repose sur une méthodologie structurée, qui inclut la distinction entre flux d’exploitation, flux d’investissement et flux de financement. 

Un levier pour une meilleure prise de décision

Grâce à une analyse détaillée des flux d’exploitation, d’investissement et de financement, ce tableau aide les entreprises à piloter leur activité avec plus de précision. Il permet notamment de :

• Anticiper les tensions de trésorerie en identifiant les périodes où les liquidités seront insuffisantes ;
• Optimiser le financement en ajustant les encaissements et décaissements pour limiter les besoins en fonds de roulement ;
• Sécuriser la croissance en évaluant la capacité à investir sans fragiliser la trésorerie ;
• Respecter les engagements financiers en s’assurant du paiement des fournisseurs et du remboursement des emprunts dans les délais.

Avec des prévisions précises et mises à jour régulièrement, les entreprises disposent d’un outil de pilotage efficace pour adapter leur stratégie financière. Cependant, encore aujourd’hui, beaucoup d’entre elles s’appuient sur Excel, un outil aux nombreuses limites pour cet usage.

Les limites d’Excel pour la gestion du tableau de flux de trésorerie

Une solution chronophage et sujette aux erreurs

L’un des principaux défauts d’Excel est la saisie manuelle des données, qui représente une perte de temps et un risque accru d’erreurs. 

D’après une étude de PWC, 88 % des feuilles de calcul contiennent des erreurs, et une grande partie de ces erreurs concerne :

• Des problèmes de formules erronées pouvant fausser l’ensemble des prévisions ;
• Des erreurs de saisie fréquentes, notamment dans les montants ou les dates ;
• Des mises à jour complexes, nécessitant de multiples vérifications pour éviter les incohérences.

De plus, lorsqu’une entreprise grandit et que les flux financiers deviennent plus complexes, gérer la trésorerie sous Excel devient fastidieux et inefficace.

Manque de visibilité et d’automatisation

Excel ne permet pas une mise à jour automatique des flux de trésorerie. L’entreprise doit collecter les données manuellement depuis différentes sources (comptabilité, relevés bancaires, facturation, etc.), ce qui rend l’analyse moins réactive et moins fiable.

D’autres limites d’Excel freinent la gestion efficace de la trésorerie :

• Pas de connexion en temps réel aux comptes bancaires ;
• Absence d’indicateurs visuels clairs pour analyser les tendances ;
• Difficulté à agréger plusieurs sources de données.

Un manque de visibilité sur les flux peut entraîner des décalages de trésorerie et compliquer l’élaboration d’un plan de trésorerie prévisionnel fiable.

Sécurisation et collaboration limitées

Excel est conçu comme un outil individuel, non adapté à une gestion collaborative de la trésorerie. Lorsqu’un fichier est partagé entre plusieurs collaborateurs :

• Risque de versioning : des modifications peuvent être écrasées par erreur ;
• Accès non sécurisés : tout le monde peut potentiellement modifier des données sensibles ;
• Faible traçabilité des changements.

En cas de perte de données ou d’erreur humaine, il est souvent difficile de remonter à l’origine du problème.

Quelles alternatives à Excel pour optimiser la gestion de trésorerie ?

Les logiciels spécialisés de gestion de trésorerie

Face aux limites d’Excel, de nombreuses entreprises adoptent des solutions de gestion de trésorerie dédiées. Ces logiciels offrent plusieurs avantages :

Ces outils permettent aussi de mieux gérer les délais de paiement et d’établir un plan de trésorerie prévisionnel plus précis pour anticiper d’éventuels décalages de trésorerie. Parmi les solutions les plus utilisées, on retrouve des outils comme Kyriba qui facilitent le pilotage financier des entreprises.

Comment choisir la bonne solution pour son entreprise ?

Pour passer d’Excel à un outil plus performant, il est essentiel de choisir une solution adaptée à ses besoins. Voici quelques critères à considérer :

• L’intégration avec les outils comptables et bancaires : La solution doit pouvoir se connecter aux logiciels de comptabilité et aux comptes bancaires pour automatiser les flux financiers et éviter la ressaisie manuelle des données.
• La simplicité d’utilisation et la prise en main rapide : Un logiciel intuitif facilite l’adoption par les équipes et optimise la gestion quotidienne. Une interface claire et des fonctionnalités ergonomiques sont des atouts majeurs.
• La capacité de prévision et d’analyse des flux : Un bon outil doit offrir des fonctionnalités avancées pour anticiper les décalages de trésorerie, suivre les délais de paiement et établir un plan de trésorerie prévisionnel fiable.
• Le niveau de sécurité et de conformité : La protection des données financières est un enjeu clé. Une solution cloud sécurisée garantit la confidentialité des informations, tout en assurant la conformité aux réglementations en vigueur.
• Le coût et le retour sur investissement : Il est important d’évaluer le rapport entre le prix de la solution et les bénéfices qu’elle apporte en termes de gain de temps, réduction des erreurs et amélioration de la prise de décision.
• Le support client et l’accompagnement : Un bon accompagnement est essentiel pour garantir une transition réussie. Il est préférable d’opter pour une solution offrant une assistance technique réactive et un suivi personnalisé.

En choisissant un logiciel spécialisé, les entreprises bénéficient d’un outil fiable, sécurisé et évolutif, leur permettant de piloter leur trésorerie avec précision et sérénité.

Enfin, si Excel a longtemps été un allié des entreprises pour suivre leur trésorerie, ses limites sont aujourd’hui trop contraignantes face aux enjeux financiers modernes. Erreurs fréquentes, manque d’automatisation, absence de collaboration efficace : autant de raisons qui poussent les entreprises à adopter des solutions spécialisées. Grâce aux logiciels de gestion de trésorerie et aux technologies avancées comme l’IA et le cloud, il est désormais possible de gagner en précision, en réactivité et en performance pour piloter la trésorerie de manière optimale et faire face aux imprévus financiers.